Ce qui s’active dès le premier salaire
Verser un salaire fait de vous un employeur soumis à cotisations. Les principales obligations portent sur l’AVS/AI/APG, les allocations perte de gain, l’assurance accidents, la prévoyance professionnelle lorsque le salaire entre dans le champ obligatoire, les allocations familiales selon votre situation, et l’impôt à la source pour les collaborateurs qui y sont soumis. Chaque volet a son propre interlocuteur et ses propres délais.
Qui fait quoi
La confusion vient de la multiplicité des acteurs. Pour simplifier :
- La caisse de compensation encaisse les cotisations AVS/AI/APG et délivre les attestations.
- L’institution de prévoyance gère le 2ᵉ pilier de vos collaborateurs.
- L’assurance accidents couvre les accidents professionnels et non professionnels.
- La caisse d’allocations gère les allocations familiales.
- La régie encaisse l’impôt à la source lorsque le collaborateur y est soumis.
Les erreurs les plus fréquentes
Affilier un collaborateur après le premier jour de travail, oublier un emploi à temps partiel ou de courte durée, ne pas annoncer une baisse ou une hausse du taux d’activité, ou conserver une couverture qui ne correspond plus à la réalité de l’entreprise. Toutes ces situations se corrigent, mais elles créent des rappels de cotisations et, surtout, des lacunes de couverture pour le collaborateur.
Le bon réflexe : un dossier par collaborateur
Un dossier unique qui réunit le contrat, les affiliations, les attestations et les documents de fin de collaboration rend lisible ce qui est sinon éparpillé entre plusieurs institutions. À chaque engagement, la même question se pose : quelles assurances ce collaborateur nécessite-t-il, et qui doit être informé ? La réponse doit être écrite avant le premier jour de travail.